Bardienstregeling UTPV

November 2022

Bardiensten worden vervuld door seniorleden. Het voldoen aan de bardienstplicht is zowel voor jou als voor UTPV van groot belang. Je draagt op deze manier immers bij aan het creëren van een prettige sfeer in ons clubpaviljoen. Waar in dit reglement gesproken wordt over bardienst, wordt bardienst of schoonmaakdienst bedoeld.


Welke leden vervullen een bardienst als onderdeel van hun lidmaatschap?
Alle seniorleden vanaf 19 jaar tot 70 jaar zijn verplicht éénmaal per jaar een bardienst óf een schoonmaakdienst te vervullen. Het bardienstjaar loopt van 1 januari van het kalenderjaar waarvoor het lidmaatschap geldt, tot 1 januari van het volgende kalenderjaar.


Welke leden zijn vrijgesteld van bardienst?
Jeugdleden (voor 2023: geboren na 1 augustus 2004) en seniorleden van 70 jaar of ouder (voor 2023: geboren vóór 31 december 1953) zijn vrijgesteld van bardienst. Daarnaast zijn barhoofden, bardienstcoördinatoren, paviljoen-, onderhouds- en voorraadbeheerders, ledenadministrateurs, bestuursleden, ereleden en leden van verdienste van UTPV vrijgesteld van bardienst. Tevens zijn de commissieleden van meerdaagse toernooien vrijgesteld van bardienst.

Daarnaast is sinds 2020 het barsponsorschap ingesteld. Leden die zich aanmelden voor het barsponsorschap betalen € 150,- en hoeven geen bardienst te draaien.
Tot slot behoudt het bestuur zich het recht voor om andere leden die zich veelvuldig vrijwillig inzetten voor de vereniging vrij te stellen van het vervullen van de verplichte bardienst.


Hoe werkt de KNLTB-pas bij UTPV?
Ieder lid krijgt bij het betalen van het UTPV-lidmaatschap een KNLTB-pas. Deze pas is op het park te gebruiken om toegang te krijgen tot het park, om een padel- of tennisbaan af te hangen, en om in te schrijven bij toernooien en evenementen. De KNLTB-pas kan alleen gebruikt worden als lidmaatschap is betaald en aan de bardienstverplichting is voldaan.


Hoe lang is het KNLTB-pas geldig?
Sinds 2019 heeft de KNLTB de passen niet meer voorzien van een jaartal.  De passen worden geblokkeerd, als je de contributie voor het nieuwe verenigingsjaar niet hebt voldaan en niet aan de bardienstverplichting voldoet.


Hoe kom ik als nieuw lid aan mijn pas? En hoe kom ik aan een nieuwe pas als ik mijn KNLTB-pas kwijt ben?
Leden halen hun pas volgens de richtlijnen van de ledenadministratie af, nadat de contributie voor het lidmaatschapsjaar waarin de pas geldig is op de rekening van de vereniging is bijgeschreven en er is ingeschreven voor de bardienst.
Neem, als je je ledenpas kwijt of verloren bent, contact op met de ledenadministratie: ledenadministratie@utpv.nl


Competitiespeler? Dan wordt je bardienst dit jaar nog gepland!
Seniorleden die competitie spelen worden door de bardienstcoördinator ingeroosterd tijdens competitiedagen (voorjaar/winter) of andere evenementen (Open Toernooi, Clubkampioenschappen jeugd/senioren, Torentoernooi, Dubbelop en eendaagse evenementen). In de planning wordt rekening gehouden met het wedstrijdschema van het betreffende seniorlid. Het barrooster is terug te zien door in te loggen op mijn.knltb.club.
Je komt hier door de stappen te volgen op https://www.utpv.nl/bardienst/planning/. Voor competitiespelers is het mogelijk om de aangewezen dienst te ruilen met een andere competitiespeler, evenwel uitsluitend binnen de competitieperiode of op dagen waarop een evenement plaatsvindt. Wanneer er geruild wordt, moet dit te allen tijde worden doorgegeven aan de bardienstcoördinator (bardienst@utpv.nl).


Plan je eigen bardienst
Alle senioren die volgens het reglement een bardienst moeten draaien, worden in de gelegenheid gesteld om zelf via mijn.knltb.club in het eerste kwartaal van het lidmaatschapsjaar de bardienst in te plannen.

  • Je komt direct in de dienstenplanner terecht. Typ op de zoekregel ‘Ulvenhout’ in en klik op ‘Zoeken’. Er verschijnt een veld met ons UTPV-logo. Selecteer het UTPV-logo.
  • Je bevindt je nu in het inlogveld. Om in te loggen zijn er twee mogelijkheden: met je bondsnummer of je clublidnummer (= verenigingsnummer). Beide vind je op je pas.
  • Je zit nu in de nieuwe bardienstenplanner. Alle data die vrij zijn, zijn groen van kleur. Kies een datum (maand, dag en tijdstip). In de kolom rechts zie je de mogelijkheden: ‘Beschikbare diensten’. Klik hier op de datum waarop je graag je bardienst wilt vervullen. Data die wit zijn van kleur, zijn al ingevuld. De datum die jij hebt ingevuld krijgt een blauwe kleur.
  • Je ziet een blok met je keuze. De laatste belangrijke stap is dat je klikt op het blauwe blokje rechts onderin: ‘Inplannen’. Je bardienst is bevestigd. Binnen enkele minuten ontvang je een mail met je bevestiging van clubinfo@knltbclub.email.
  • Op het moment dat de bardienst via mail is bevestigd, staat deze daadwerkelijk in het systeem.
  • Je krijgt 14 dagen en 7 dagen voor aanvang van de bardienst automatisch een herinneringsmail. Neemt niet weg dat je het ook in je eigen agenda moet noteren, zodat je jouw bardienst niet vergeet en andere leden dupeert!
  • Je krijgt 1 dag voor aanvang van je geplande bardienst nogmaals een herinnering toegestuurd.


Hoe werkt de statiegeldregeling en het plannen van je bardienst?
Als seniorlid (tussen 19 en 70) betaal je bij je lidmaatschap/contributie een bedrag van 50 euro. Dit bedrag (het statiegeld) wordt zo spoedig mogelijk teruggestort na het verrichten van een bardienst of schoonmaakdienst.

Let op! Sinds 2020 wordt het statiegeld van de bardienst teruggestort op de rekening van degene die gepland staat.

  • De bardiensttijden zijn vermeld in het bardienstrooster (1 bardienst duurt ca. 4 tot 5 uur, 1 schoonmaakdienst duurt ca. 3 tot 5 uur).
  • In het eerste kwartaal van het lidmaatschapsjaar worden alle leden met bardienstplicht op basis van hun te bereiken leeftijd in dat kalenderjaar door de barcoördinator in de gelegenheid gesteld zelf hun bardienst in te plannen.
  • Voor het plannen van je bardienst heb je je KNLTB-pasnummer en wachtwoord nodig om in te kunnen loggen.
  • Voor aanvang van je bardienst legt een barhoofd (die de bar opent en sluit) een en ander uit. Wie die barhoofden zijn, kun je terugvinden op de website.


Liever een schoonmaakdienst of onderhoud van padelbanen i.p.v. een bardienst?
Om het paviljoen schoon en fris te houden, is een schoonmaakrooster ingesteld waarvoor je je ook in de bardienstplanner kunt inschrijven. Omdat de padelbanen eigendom zijn van UTPV moet het onderhoud door leden zelf worden gedaan. De schoonmaakdienst of onderhoud van padelbanen geldt als alternatief voor de bardienst.

Op de meeste vrijdagen kan een schoonmaakdienst worden ingeroosterd. Tijdens de schoonmaakdienst zal het seniorlid gedurende 3 uur in de ochtend speciale schoonmaaktaken verrichten in het paviljoen (zoals de glazen vitrinekasten, de bar en de kasten van bar en keuken). Het is NIET toegestaan kinderen of huisdieren mee te nemen naar de schoonmaakdienst. Het standaard schoonmaakwerk (wc’s, vloeren en kleedkamers) wordt door een professioneel schoonmaakbedrijf uitgevoerd, dus je krijgt geen werkzaamheden die hiermee te maken hebben.

Het onderhoud van de padelbanen wordt gedaan op momenten dat het nodig is. Dit zijn twee periodes in het jaar: in het voorjaar (bij het vallen van bloesem) en in het najaar (als de eerste bladeren vallen). Verder wordt groot onderhoud door het onderhoudsteam en een extern bedrijf uitgevoerd.


Géén bardienst ingepland vóór 15 april van het lidmaatschapsjaar?
Dan wordt je ledenpas gedeactiveerd, en kun je geen tennis- of padelbaan reserveren op het afhangbord en kun je ook het hek niet openen om toegang tot het park te krijgen. Voorkom deze ongemakken dus! Voor seniorleden die op 1 mei nog geen bardienst hebben ingepland, zal de bardienstcoördinator een herinnering per mail sturen met een opgave van dagen waarop een bardienst kan worden ingepland. Als de bardienst is ingevuld, kunnen deze leden door middel van een e-mail aan ledenadministratie@utpv.nl de ledenadministratie verzoeken de pas weer te activeren.


Verhinderd voor een geplande bardienst?
Leden ontvangen automatisch 14 dagen en 7 dagen voor aanvang van de geplande bardienst een mail ter herinnering. Ook 1 dag van tevoren wordt een laatste (automatische) herinnering voor het draaien van de bardienst verstuurd. Is het door onvoorziene omstandigheden niet mogelijk de geplande bardienst te vervullen, dan dienen leden voor vervanging te zorgen. Voor elk lid geldt dat het eventueel ruilen van een bardienst zónder tussenkomst van UTPV dient te worden geregeld. Je kunt hiervoor gebruik maken van de ledenlijst (beschikbaar via de ClubApp). Op de website vind je een e-mailadres waarop je het barteam kunt bereiken. Het barteam kan gevraagd worden om jouw bardienst over te nemen.

Let op! Jouw naam blijft op het bardienstrooster staan. Je ontvangt zelf je statiegeld terug. Spreek je een wijziging of ruil af met een ander lid, meld dit dan wel bij de bardienstcoördinator: bardienst@utpv.nl


Kan een bardienst door omstandigheden komen te vervallen?
Het kan voorkomen dat je bardienst vervalt door omstandigheden die buiten je invloedssfeer liggen. Dit zijn:

  1. Slecht weer. Hierbij wordt het seniorlid ingelicht door het barhoofd en/of de bardienstcoördinator. Je bent op dat moment zelf nog niet op UTPV aanwezig om de bardienst te vervullen. Indien je ingelicht wordt binnen 1 uur voor aanvang van je bardienst, zal de bardienst als ‘gedraaid’ worden genoteerd en vergoed. In alle overige gevallen dient het seniorlid zelf de bardienst opnieuw in te plannen en de bardienstcoördinator hiervan op de hoogte te stellen.
  2. Als een bardienst overbodig is bij een evenement (zoals competitie, toernooi of dagevenement), of het verplaatsen of vervallen van een evenement, waarbij dit minimaal 24 uur voorafgaand aan de bardienst aan het betreffende lid is gecommuniceerd. Seniorleden dienen in deze gevallen zelf hun bardienst opnieuw in te plannen en de bardienstcoördinator hiervan op de hoogte te stellen. Bij latere communicatie hoeft het lid de bardienst niet meer te herplannen en zal deze als ‘gedraaid’ worden genoteerd en vergoed.

In (uitzonderlijke) gevallen die niet hierboven omschreven zijn en leiden tot uitval van de bardienst beslist de bardienstcoördinator of deze ingehaald moet worden.

Let op: je wordt geïnformeerd over het vervallen van de bardienst op basis van de gegevens (e-mail en telefoonnummer) die bij de ledenadministratie bekend zijn. Dus check bij twijfel je berichten.


Wil je je bardienst laten vervullen door iemand uit het barteam?
Als je jouw bardienst wilt laten vervangen, en je kunt niemand anders vinden, dan kun je het barteam (bestaande uit een groep UTPV-ers) vragen. Let op: schoonmaakdiensten worden NIET overgenomen. Het barteam bestaat uit een aantal leden die bereid zijn een bardienst over te nemen. Je bereikt deze leden via de e-mail bardienst@utpv.nl. Doe dit tijdig, want de leden van het barteam zijn ook niet altijd in de gelegenheid te elfder ure de bardienst over te nemen. Je spreekt met hen af wanneer ze jou vervangen en je spreekt met hen af wat de voorwaarden zijn voor de vervanging. Na de bardienst regel je 1 op 1 de afhandeling van de bardienst.

Let op! Het statiegeld voor jouw bardienst wordt teruggestort op jouw rekening! Dus heb je financiële afspraken gemaakt, dan moet je dit nog met jouw vervanger regelen.


Wat moet je doen als je de reeds ingeplande bardienst wilt vervangen?
• Je dient tijdig jouw bardienst te vervangen. Op 14 dagen voor de bardienst gaat dit eenvoudiger dan 1 dag voor jouw dienst.
• Als je dienst is vervangen, blijf je reminders krijgen van jouw bardienst. Stuur die dus door naar je vervanger. Jouw vervanger ontvangt niet zelf een bevestiging!
• Schoonmaakdiensten en onderhoud van padelbanen worden niet overgenomen door het barteam.


Wat zijn de consequenties als je niet op komt dagen bij een verplichte bardienst?
Als je niet op komt dagen bij een geplande bardienst, dan zadel je een ander op met jouw bardienst, die hier niet om heeft gevraagd, of nog erger, we hebben niemand. Je benadeelt jouw club!

Niet op komen dagen betekent dat je barsponsor wordt. Je KNLTB-pas wordt geblokkeerd totdat het bedrag van het barsponsorschap is ontvangen op rekeningnummer NL16 RABO 0116 7328 65 ten name van Ulvenhoutse Tennis- en Padelvereniging.

Indien het niet op komen dagen voor een 2e keer voorkomt, wordt de pas geblokkeerd, en zal het continueren van het lidmaatschap door het bestuur beoordeeld worden.

Leden die na 1 jaar nog geen barsponsorbedrag hebben betaald, zullen door het bestuur worden uitgenodigd om de gang van zaken te bespreken en tot een oplossing te komen.